DOCUMENTO CONTRACTUAL DE ADHESIÓN

Términos y Condiciones de Servicio
Kapix ERP

Kapix S.R.L, Cédula jurídica 3-102-898410

Versión:	1.0
Vigente desde:	15 de septiembre de 2026
Publicado en:	kapix.co.cr/terminos
Reemplaza a:	Contrato de Servicios Profesionales - Kapix ERP, versión 3.0

Este documento regula la contratación y el uso del sistema Kapix ERP. Al registrarse, aceptarlo electrónicamente o utilizar el Sistema, el Cliente queda obligado por estas condiciones. Léalas antes de contratar.

1. Quién presta el servicio

El servicio es prestado por Kapix S.R.L. (en adelante, "Kapix"), sociedad de responsabilidad limitada constituida bajo las leyes de la República de Costa Rica, cédula jurídica número 3-102-898410, con domicilio en Santa Ana, Lindora, Centro Comercial Lindora, oficina 36, San José, Costa Rica.

Canal	Dirección
Correo oficial para notificaciones	[email protected]
Canal oficial de soporte	[email protected]
Teléfono	6064-1906
Sitio web	kapix.co.cr

"El Cliente" es la persona física o jurídica que contrata el servicio y cuyos datos constan en el formulario de registro de kapix.co.cr y en la Orden de Servicio. Quien acepta estos términos declara contar con la facultad legal y la autorización suficiente para obligar a la entidad que representa.

2. Aceptación de estos términos

2.1 Formas de aceptación

Estos términos se entienden aceptados, sin necesidad de firma manuscrita, cuando ocurra cualquiera de los siguientes hechos:

• El Cliente marca la casilla de aceptación en el formulario de registro publicado en kapix.co.cr.
• El Cliente suscribe o aprueba por escrito la Orden de Servicio o la Propuesta, que remiten a estos términos.
• El Cliente realiza el primer pago de la implementación.
• El Cliente accede al Sistema o lo utiliza en cualquier forma.

Las partes reconocen la validez y eficacia probatoria de la aceptación electrónica conforme a la Ley N.º 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.

2.2 Registro de la aceptación

Kapix conservará el registro electrónico de cada aceptación, incluyendo la identificación del Cliente, la fecha y hora, la dirección IP de origen cuando esté disponible y el número de versión de estos términos aceptado. Dicho registro constituye prueba suficiente del consentimiento otorgado.

2.3 Documentos que integran la relación

La relación contractual se compone de tres documentos, y solo de estos tres:

• La Orden de Servicio, que se completa en la reunión inicial y recoge los datos del Cliente y el alcance preliminar identificado.
• La Propuesta, que define el alcance contratado, los módulos, los usuarios, los precios y los plazos.
• Estos Términos y Condiciones, aceptados por el Cliente en el formulario de registro de kapix.co.cr.

En caso de discrepancia, la Propuesta prevalece en materia de precios, plazos y alcance funcional; estos términos prevalecen en todo lo demás. Estos documentos reemplazan cualquier comunicación, cotización o acuerdo previo, oral o escrito, sobre el mismo objeto. Ninguna oferta, promesa o alcance que no conste en la Propuesta obliga a Kapix.

3. Definiciones

Término	Definición
ERP/Sistema	El software Kapix ERP en la versión contratada, sus módulos, interfaces y funcionalidades estándar.
Historia de Usuario	Unidad de trabajo funcional que describe un requerimiento específico del Cliente dentro del proyecto de implementación.
Ticket	Solicitud formal registrada a través del canal oficial de soporte para atender una incidencia o consulta.
Incidencia / Bug	Falla técnica o funcional que impide el correcto funcionamiento del Sistema conforme a lo acordado.
Requerimiento Adicional	Funcionalidad, configuración o desarrollo no contemplado en el alcance original aprobado, que requiere cotización independiente.
Ambiente de Producción	Entorno oficial del Sistema activado para uso operativo real del Cliente tras completar la implementación.
Ambiente de Pruebas	Entorno controlado utilizado durante la fase de pruebas, separado del ambiente productivo.
Go-Live/Salida a Producción	Activación formal del ambiente productivo, previa aceptación del Documento de Aceptación Final.
Tiempo de Respuesta	Plazo desde la notificación oficial de una incidencia hasta el acuse de recibo por parte del equipo de soporte de Kapix.
SLA	Acuerdo de nivel de servicio que define los compromisos de disponibilidad y tiempos de atención.
Dato Confidencial	Toda información técnica, comercial o personal intercambiada entre las partes en el marco de esta relación.
Fuerza Mayor	Evento imprevisible, irresistible e independiente de la voluntad de las partes.

4. Licencia de uso

4.1 Naturaleza de la licencia

Kapix otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible, limitada y revocable del Sistema en modalidad SaaS (Software as a Service), vigente mientras la relación se mantenga activa y el Cliente esté al día en sus obligaciones económicas. Esta licencia no implica transferencia de propiedad intelectual de ningún componente del software.

4.2 Restricciones de uso

El Cliente se compromete a:

• No sublicenciar, revender, transferir, ceder ni compartir el acceso al Sistema con terceros no autorizados.
• No descompilar, realizar ingeniería inversa, modificar, copiar ni distribuir el código fuente o los binarios del Sistema.
• No utilizar el Sistema para actividades ilegales, fraudulentas o que violen la normativa aplicable en cualquier jurisdicción.
• Mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso y notificar de inmediato cualquier acceso no autorizado.

4.3 Usuarios autorizados

La licencia aplica únicamente para el número de usuarios contratados, indicado en la Propuesta. Para agregar usuarios adicionales el Cliente deberá notificarlo formalmente, lo cual generará un ajuste en la tarifa mensual a partir del período de facturación siguiente.

4.4 Propiedad intelectual y propiedad de los datos

El Sistema, su código fuente, estructura de base de datos, interfaces gráficas, lógica de negocio, módulos y documentación técnica son propiedad exclusiva de Kapix S.R.L. La aceptación de estos términos no otorga al Cliente derecho alguno de propiedad intelectual sobre ellos.

Los datos que el Cliente registre en el Sistema son de su propiedad. Kapix se compromete a facilitar su exportación conforme a la sección 15.

5. Implementación del Sistema

La implementación se ejecuta por etapas. El avance a cada etapa queda condicionado al cumplimiento de las obligaciones de la etapa anterior.

Etapa 1 - Reunión de descubrimiento y demostración

Kapix realiza una reunión con el Cliente en la que presenta una demostración del Sistema e identifica su operación actual, si cuenta o no con un sistema previo, los módulos y la cantidad de usuarios que requiere, la necesidad de migración de datos e integraciones, y las brechas entre su operación y las capacidades del ERP.

En esa misma reunión se completa la Orden de Servicio, que recoge los datos del Cliente y el alcance preliminar identificado. La Orden de Servicio no obliga al Cliente a contratar ni genera obligación de pago. Las condiciones económicas se definen en la Propuesta.

Etapa 2 - Propuesta y aprobación

Kapix emite la Propuesta, que detalla los módulos y funcionalidades incluidos, la cantidad de usuarios, el alcance de la migración y de las integraciones, la capacitación, el costo de implementación y la tarifa mensual. La Propuesta define el alcance contratado: todo lo que no esté expresamente incluido en ella se considera fuera del alcance.

Manifestada la conformidad del Cliente, Kapix emite la factura del primer pago conforme a la sección 8.1. El proyecto inicia formalmente con la confirmación de ese pago, previa aceptación de estos términos en el formulario de registro.

Etapa 3 - Entrega de accesos y configuración

Confirmado el primer pago, Kapix entrega al Cliente los accesos al Sistema e inicia la configuración de su empresa: parametrización, estructura organizativa, catálogos, roles y permisos, conforme al alcance de la Propuesta.

En paralelo, Kapix solicita al Cliente la información requerida para la carga de datos, indicando los formatos y plantillas aplicables. Esta fase contempla únicamente lo aprobado en la Propuesta. Cualquier funcionalidad adicional será evaluada, documentada como Requerimiento Adicional y cotizada por separado antes de su ejecución.

Etapa 4 - Carga de datos y capacitación

Recibida la información del Cliente, Kapix ejecuta la carga al Sistema conforme a la sección 6. Completadas la carga y la configuración, se imparte la capacitación funcional por módulo a los usuarios designados por el Cliente. El número máximo de participantes por sesión es el indicado en la Propuesta; las capacitaciones adicionales o los reentrenamientos no incluidos en el alcance se cotizan por separado.

El Cliente deberá entregar toda la información solicitada en los plazos acordados. Las demoras imputables al Cliente extenderán automáticamente el cronograma del proyecto, sin costo adicional para Kapix y sin modificación de las condiciones económicas.

Etapa 5 - Pruebas controladas

Durante un período de diez (10) días hábiles que puede variar según el cronograma acordado- el Cliente ejecutará procesos reales en el ambiente de pruebas y reportará incidencias por el canal oficial de soporte. Al concluir se realizará una reunión formal de validación y se presentará el Documento de Aceptación de Pruebas, con el checklist por módulo, el registro de incidencias y el espacio para observaciones del Cliente. Las observaciones se documentan y resuelven en el plazo acordado, y una segunda validación se realiza exclusivamente sobre los puntos observados.

La ausencia de observaciones formales del Cliente dentro del plazo de diez (10) días hábiles se interpretará como aceptación tácita del Sistema en la etapa de pruebas.

Etapa 6 - Salida a producción (Go-Live)

La salida a producción se ejecuta una vez suscrito el Documento de Aceptación Final por parte del Cliente, o vencido el plazo de aceptación tácita. Comprende la activación definitiva del entorno productivo, la configuración final de usuarios, roles y permisos, la entrega formal del Sistema en operación y la emisión de la factura del pago de cierre y de la primera mensualidad por adelantado.

Kapix remitirá el Documento de Aceptación Final al correo oficial del Cliente. Si el Cliente no lo suscribe ni presenta observaciones formales y fundamentadas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su envío, se tendrá por aceptado tácitamente y Kapix quedará facultada para ejecutar la salida a producción y emitir las facturas correspondientes. Estas facturas se emiten en el momento de la salida a producción, con independencia de que el Cliente haya comenzado a utilizar el Sistema.

Etapa 7 - Acompañamiento posterior (30 días)

Durante los primeros treinta (30) días naturales posteriores a la salida a producción, Kapix brindará una (1) sesión semanal personalizada en vivo, hasta un máximo de cuatro (4) sesiones, atención a consultas operativas y ajustes menores de configuración derivados del uso real. Las sesiones no son acumulativas ni transferibles y las no utilizadas no generan crédito. Este acompañamiento está incluido en la tarifa mensual y no constituye un período gratuito de servicio.

Etapa 8 - Inicio del soporte regular

Al concluir el mes de acompañamiento, la relación continúa bajo el esquema de soporte técnico estándar descrito en la sección 7, con la tarifa mensual de licencia y mantenimiento contratada.

5.9 Suspensión del proyecto por inactividad del Cliente

Se considerará que el Cliente ha interrumpido el proyecto cuando, encontrándose la implementación en curso, no entregue la información solicitada ni responda a tres (3) comunicaciones escritas remitidas por Kapix a su correo oficial, dentro de un plazo de treinta (30) días naturales contados desde la primera de ellas. Verificada esta situación, Kapix comunicará por escrito la suspensión, con los siguientes efectos:

• El primer pago realizado no será reembolsable, por corresponder a trabajo efectivamente realizado.
• Kapix no facturará el saldo restante, por no haberse completado la implementación.
• Se desactivarán los accesos entregados, no se activará el ambiente de producción y no se generará tarifa mensual alguna.
• La información y configuración avanzada se conservará por sesenta (60) días naturales a partir de la comunicación de suspensión y, transcurrido ese plazo, será eliminada de forma permanente.

Si con posterioridad el Cliente desea retomar la implementación, esta se tramitará como un proyecto nuevo, con levantamiento, cotización y condiciones económicas vigentes al momento de la nueva contratación. No se reconocerán créditos, avances ni configuraciones del proyecto suspendido.

6. Migración de datos

6.1 Alcance

La migración comprende únicamente los conjuntos de información expresamente detallados en la Propuesta, indicando origen, tipo de registro y volumen aproximado. Toda información no listada se considera fuera del alcance y, de requerirse, será cotizada como Requerimiento Adicional.

6.2 Responsabilidad sobre la información

El Cliente es el único responsable de la exactitud, integridad, vigencia y legalidad de los datos que entregue para su migración. Kapix migra la información tal como es recibida y no responde por errores, duplicidades, saldos incorrectos, registros incompletos o inconsistencias contables originados en los archivos de origen. La depuración, normalización, corrección o reconstrucción de datos no forma parte del servicio de migración y constituye un servicio independiente sujeto a cotización.

6.3 Formato y entrega

El Cliente entregará la información en los formatos y plantillas que Kapix le indique. Kapix no está obligada a procesar archivos que no cumplan dichos formatos ni a extraer información directamente de sistemas de terceros, salvo pacto expreso en la Propuesta. Las entregas parciales o fuera de plazo extienden el cronograma.

6.4 Validación

Una vez cargada la información, Kapix notificará al Cliente para su validación. El Cliente contará con cinco (5) días hábiles para revisar y reportar diferencias respecto de los archivos de origen. Transcurrido ese plazo sin observaciones, la migración se tendrá por aceptada. Las correcciones solicitadas después de la aceptación, las derivadas de errores en los archivos de origen y las recargas completas de información tienen costo adicional.

6.5 Saldos y cierres contables

La determinación de los saldos iniciales, cierres contables y criterios de corte es responsabilidad exclusiva del Cliente y de sus asesores contables. Kapix configura el Sistema con los valores que el Cliente le indique por escrito y no asume responsabilidad por su correcta determinación.

7. Soporte técnico y mantenimiento

7.1 Qué incluye

El soporte técnico cubre las incidencias que impidan el correcto funcionamiento del Sistema. Está incluido en la tarifa mensual y comprende:

• Tickets ilimitados, atendidos conforme al esquema de severidad de la sección 7.4.
• Copias de seguridad diarias automatizadas de la instancia del Cliente.
• Actualizaciones automáticas del Sistema (mejoras de plataforma, corrección de errores y mejoras de interfaz) emitidas por Kapix de forma general.

7.2 Canal oficial

Todas las incidencias y solicitudes deberán notificarse exclusivamente a [email protected]. El personal del Cliente no deberá contactar directamente a colaboradores de Kapix por canales no oficiales (WhatsApp personal, llamadas directas, redes sociales u otros). Dichos contactos serán redirigidos al canal oficial y no generarán compromiso de atención ni computarán para efectos del SLA.

7.3 Horario de atención

Día	Horario	Zona horaria
Lunes a viernes	8:15 a.m. - 4:30 p.m.	GMT-6 (Costa Rica)
Sábado	9:00 a.m. - 12:00 m.d.	GMT-6 (Costa Rica)
Domingos y feriados	No disponible	-

7.4 Severidad y tiempos de respuesta

El tiempo de primera respuesta corresponde al acuse de recibo y la asignación de un responsable, para incidencias reportadas dentro del horario de atención. La resolución final puede requerir un plazo adicional según la complejidad del caso.

Severidad	Descripción	Primera respuesta	Atención
Crítica	El Sistema no está disponible o un proceso esencial (facturación electrónica, acceso general) está detenido.	4 horas laborales	Simultánea, no hace fila
Alta	Una funcionalidad importante falla y no existe forma alternativa de operar.	10 horas laborales	Prioritaria
Normal	Fallas menores, consultas de uso, solicitudes de configuración.	10 horas laborales	Un caso activo a la vez

Para clientes ubicados fuera de la zona GMT-6, Kapix hará su mejor esfuerzo por adecuar la comunicación a la diferencia horaria, sin que ello modifique el horario de servicio establecido.

7.5 Qué no incluye

• Requerimientos adicionales de funcionalidad o configuraciones no contempladas en el alcance original.
• Errores causados por modificaciones no autorizadas realizadas por el Cliente o por terceros.
• Fallas derivadas de la infraestructura, conectividad o dispositivos del Cliente.
• Capacitaciones adicionales o reentrenamiento de usuarios.
• Migraciones de datos adicionales no incluidas en la Propuesta.
• Integraciones con sistemas de terceros no especificadas.
• Soporte presencial en instalaciones del Cliente, sujeto a tarifa adicional por viáticos y gestión.

7.6 Almacenamiento y copias de seguridad

Kapix realizará copias de seguridad diarias automatizadas de la instancia del Cliente. El espacio en disco asignado es el contratado inicialmente y consignado en la Propuesta; si el Cliente requiere mayor capacidad, podrá adquirirla mediante adenda.

Kapix no será responsable por la pérdida de datos causada por acciones del propio Cliente, incluyendo eliminaciones masivas, importaciones incorrectas o accesos no autorizados mediante credenciales comprometidas.

8. Condiciones económicas y de pago

8.1 Estructura de pago de la implementación

El valor total de la implementación, la capacitación y los desarrollos personalizados se detalla en la Propuesta. Salvo que allí se pacte expresamente otra cosa, el pago se estructura así:

Pago	Porcentaje	Momento de facturación
Primer pago	50%	A la aprobación de la Propuesta, antes de la entrega de accesos.
Pago de cierre	50%	A la salida a producción, junto con la primera mensualidad por adelantado.

Esta estructura puede modificarse por ejemplo, fraccionándose en cuotas cuando así se pacte de forma expresa en la Propuesta aceptada por el Cliente. Lo indicado en la Propuesta prevalece sobre esta sección.

8.2 Tarifa mensual de licencia y soporte

La tarifa mensual cubre el uso del Sistema, las actualizaciones generales y el soporte técnico estándar. Se devenga a partir de la salida a producción y se factura por mes adelantado. La primera mensualidad se factura junto con el pago de cierre de la implementación. El mes de acompañamiento previsto en la Etapa 7 forma parte del servicio contratado y no constituye un período gratuito.

8.3 Medios de pago

Los pagos se realizan mediante transferencia bancaria o SINPE Móvil a las cuentas de Kapix S.R.L. en Costa Rica, cuyos datos se indican en la factura correspondiente. El pago se tiene por efectuado únicamente cuando los fondos quedan acreditados en la cuenta de Kapix. Las comisiones bancarias o cargos de terceros asociados a la transferencia corren por cuenta del Cliente.

8.4 Condiciones de pago y mora

• Kapix emitirá la factura correspondiente con cinco (5) días naturales de anticipación a su fecha de vencimiento.
• El Cliente deberá pagar a más tardar en la fecha de vencimiento indicada en la factura, contando con un período adicional de gracia de tres (3) días hábiles.
• Vencido el plazo de gracia sin que se haya recibido el pago, se generará un cargo por mora del 1.5% mensual sobre el saldo pendiente.
• Kapix podrá suspender el acceso al Sistema transcurridos quince (15) días naturales de mora, previa notificación escrita al Cliente con al menos cinco (5) días de anticipación, sin perjuicio de las acciones legales aplicables.
• La suspensión del acceso no exime al Cliente del pago de las sumas adeudadas ni interrumpe el devengo de la tarifa mensual.

8.5 Impuestos

Los precios indicados en la Propuesta incluyen el impuesto al valor agregado. Kapix trasladará al Cliente el IVA correspondiente conforme a la Ley N.º 9635 y su reglamento, y emitirá el comprobante electrónico respectivo. Para clientes domiciliados fuera de Costa Rica, cualquier impuesto, retención o cargo fiscal aplicable en su jurisdicción es responsabilidad exclusiva del Cliente; si la legislación de su país obliga a practicar retenciones, los montos se ajustarán de forma que Kapix reciba la suma neta pactada.

8.6 Ajuste anual de tarifas

Kapix podrá ajustar la tarifa mensual una vez por año calendario, en un porcentaje que no excederá el cinco por ciento (5%) respecto de la tarifa vigente. El ajuste será notificado por escrito al correo oficial del Cliente con al menos sesenta (60) días naturales de anticipación a su entrada en vigencia, y no podrá aplicarse antes de cumplirse doce (12) meses desde la salida a producción. Si el Cliente no está de acuerdo, podrá terminar la relación conforme a la sección 14.3 antes de su entrada en vigencia, sin penalidad alguna. Los ajustes derivados del aumento de usuarios, módulos o almacenamiento contratados no se computan dentro de este límite.

8.7 Requerimientos adicionales

Todo requerimiento adicional será documentado como una Historia de Usuario con cotización escrita, que deberá ser aprobada formalmente por el Cliente antes de su ejecución. Ningún desarrollo adicional se iniciará sin aprobación escrita y, si corresponde, sin el pago inicial acordado.

8.8 Gastos no incluidos

No están incluidos en el valor contratado: servidores adicionales requeridos por el Cliente, viáticos por atención presencial, procesamiento con software externo, licencias de terceros, integraciones no especificadas ni almacenamiento adicional.

9. Obligaciones de las partes

9.1 Obligaciones de Kapix

• Ejecutar los servicios de implementación conforme al alcance, los plazos y las condiciones acordadas.
• Asignar un líder de proyecto responsable de la coordinación.
• Mantener comunicación proactiva sobre el avance del proyecto y sus riesgos.
• Atender las incidencias reportadas dentro de los plazos del SLA establecido.
• Resguardar la confidencialidad de la información del Cliente.
• Notificar con al menos 48 horas de anticipación cualquier ventana de mantenimiento programado.
• Facilitar la exportación de los datos del Cliente conforme a la sección 15.

9.2 Obligaciones del Cliente

• Designar un líder de proyecto interno con capacidad de decisión y disponibilidad para el proyecto.
• Entregar oportunamente toda la información, accesos y recursos necesarios para la implementación.
• Cumplir con los plazos de revisión y aprobación de los documentos del proyecto.
• Participar activamente en las reuniones y sesiones de capacitación programadas.
• Realizar los pagos en los plazos establecidos.
• Notificar las incidencias exclusivamente a través del canal oficial de soporte.
• Asegurar que sus usuarios cumplan las políticas de seguridad de acceso, incluyendo contraseñas seguras y la no divulgación de credenciales.
• Informar a Kapix de cualquier normativa legal, fiscal o regulatoria aplicable a su operación que deba considerarse en la configuración del Sistema.
• Mantener actualizados sus datos de contacto y de facturación.

El incumplimiento de las obligaciones del Cliente que cause retrasos en el proyecto no será imputable a Kapix. Los plazos se extenderán automáticamente en el tiempo equivalente a la demora, sin modificación de las condiciones económicas.

9.3 No contratación de personal

Durante la vigencia de la relación y por los doce (12) meses siguientes a su terminación, el Cliente se abstendrá de contratar, directa o indirectamente, a colaboradores de Kapix que hayan participado en el proyecto, salvo autorización escrita de Kapix. El incumplimiento de esta obligación dará derecho a Kapix a exigir una indemnización equivalente a seis (6) veces la remuneración mensual bruta del colaborador contratado al momento de su salida, sin necesidad de acreditar el daño. Esta disposición no limita la libertad de trabajo del colaborador ni le impone obligación alguna.

10. Garantías y responsabilidad

10.1 Garantías de Kapix

• Que el Sistema funcionará conforme a las especificaciones acordadas en la Propuesta durante la vigencia de la relación.
• Que corregirá sin costo adicional los errores en módulos oficiales de Kapix ERP atribuibles exclusivamente al software.
• Que aplicará las actualizaciones generales de la plataforma de forma automática y sin costo adicional.
• Que notificará con al menos 48 horas de anticipación las ventanas de mantenimiento programado.

10.2 Disponibilidad del Sistema

Kapix procurará mantener el Sistema disponible de forma continua y trabajará con diligencia para restablecerlo ante cualquier interrupción. El Cliente reconoce que el Sistema opera en línea y que su funcionamiento depende de la conexión a internet, los equipos y la red del Cliente. Las interrupciones causadas por la conectividad, los dispositivos o la infraestructura del Cliente, por sus proveedores de telecomunicaciones, o por eventos de fuerza mayor, no constituyen indisponibilidad del Sistema ni generan responsabilidad para Kapix.

10.3 Limitaciones de responsabilidad

Kapix no será responsable por:

• Pérdidas de datos causadas por acciones del Cliente, incluyendo mal uso del Sistema, eliminaciones accidentales o credenciales comprometidas.
• Interrupciones del servicio causadas por proveedores de telecomunicaciones, infraestructura de nube de terceros, casos de fuerza mayor o ataques cibernéticos externos.
• Daños indirectos, lucro cesante, pérdida de negocios u oportunidades, o daños consecuenciales derivados del uso o de la imposibilidad de uso del Sistema.
• Incumplimiento de requisitos legales o fiscales locales del Cliente no informados previamente y no incluidos en el alcance del proyecto.
• Resultados de negocio específicos derivados del uso del ERP.
• La exactitud de los datos entregados por el Cliente para migración, conforme a la sección 6.

10.4 Tope de responsabilidad

En ningún caso la responsabilidad total acumulada de Kapix frente al Cliente podrá exceder el valor de la tarifa mensual correspondiente a los últimos tres (3) meses de servicio previos al evento generador de responsabilidad.

10.5 Cambios durante la implementación

Cualquier cambio en los procesos o requerimientos del Cliente durante la ejecución del proyecto deberá gestionarse con el líder de proyecto de Kapix. Los cambios que impacten el alcance, los tiempos o los costos se formalizarán como historias de usuario adicionales con cotización independiente y escrita, y deberán ser aprobados por ambas partes antes de su ejecución.

11. Confidencialidad y protección de datos

11.1 Confidencialidad

Ambas partes se obligan a mantener estricta confidencialidad sobre toda información técnica, comercial, financiera y operativa intercambiada en el marco de esta relación, durante su vigencia y por cinco (5) años posteriores a su terminación.

11.2 Protección de datos personales

El tratamiento de los datos personales que el Cliente registre en el Sistema se realizará conforme a la Ley N.º 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, su reglamento, y en la medida aplicable, conforme a la normativa vigente en la jurisdicción del Cliente, incluyendo el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea cuando corresponda.

El Cliente actúa como responsable del tratamiento y Kapix como encargado. Kapix tratará los datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y para la prestación de los servicios contratados, y no los utilizará para fines distintos.

11.3 Subencargados

El Cliente autoriza a Kapix a utilizar proveedores de infraestructura en la nube y servicios técnicos necesarios para la prestación del servicio. Kapix mantendrá disponible, a solicitud del Cliente, la lista de dichos proveedores y la ubicación geográfica del alojamiento de los datos, y se obliga a que estos mantengan medidas de protección equivalentes a las previstas en este documento.

11.4 Seguridad e incidentes

Kapix implementará medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos del Cliente frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración. El Cliente reconoce que ningún sistema es completamente invulnerable y que el resguardo de sus credenciales es fundamental. En caso de detectarse una brecha de seguridad que afecte los datos del Cliente, Kapix se lo notificará por escrito dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su detección, describiendo la naturaleza del incidente, los datos afectados y las medidas adoptadas.

12. Desarrollos a medida

12.1 Titularidad

Los desarrollos a medida realizados por Kapix específicamente para el Cliente, como parte de una Historia de Usuario cotizada y pagada, son propiedad de Kapix. El Cliente recibe sobre ellos una licencia de uso durante la vigencia de la relación, en las mismas condiciones que el resto del Sistema.

12.2 Reutilización

Kapix podrá incorporar a la plataforma, reutilizar o poner a disposición de otros clientes los componentes genéricos, la lógica funcional, la estructura técnica y los aprendizajes derivados de dichos desarrollos, siempre que no incluyan datos, información confidencial, marcas, procesos propietarios ni elementos identificables del Cliente. Cuando un desarrollo incorpore procesos de negocio propios y distintivos del Cliente, expresamente identificados como tales en la cotización correspondiente, Kapix requerirá su consentimiento escrito antes de ofrecerlo a terceros.

12.3 Materiales

La documentación técnica, los manuales y los materiales de capacitación elaborados por Kapix son de su propiedad. El Cliente podrá utilizarlos únicamente para efectos de capacitación interna.

13. Referencia comercial

Salvo manifestación escrita en contrario del Cliente, este autoriza a Kapix a mencionar su nombre comercial y utilizar su logotipo en la lista de clientes de su sitio web y materiales comerciales, con el único fin de acreditar la existencia de la relación comercial. La publicación de casos de éxito, testimonios, cifras de resultados o cualquier detalle sobre la operación del Cliente requerirá su aprobación previa y por escrito sobre el contenido específico. El Cliente podrá revocar esta autorización en cualquier momento mediante notificación escrita, y Kapix retirará el material dentro de los treinta (30) días naturales siguientes.

14. Vigencia y terminación

14.1 Vigencia

La relación entra en vigor con la aceptación de estos términos. La suscripción del Sistema inicia con la salida a producción y se mantiene vigente por períodos mensuales sucesivos, renovándose automáticamente mientras ninguna de las partes la dé por terminada conforme a las siguientes secciones.

14.2 Terminación por incumplimiento

Cualquiera de las partes podrá terminar la relación en caso de incumplimiento material de la otra, previa notificación escrita otorgando un plazo de quince (15) días hábiles para subsanarlo. Si no se subsana, la relación quedará terminada de pleno derecho.

14.3 Terminación por el Cliente

Antes de la salida a producción, el Cliente podrá desistir del proyecto en cualquier momento mediante notificación escrita. En tal caso el primer pago no será reembolsable, por corresponder a trabajo efectivamente realizado, y Kapix no facturará el saldo restante ni tarifa mensual alguna. Si el Cliente desea retomar el proyecto posteriormente, aplicará lo previsto en la sección 5.9.

Después de la salida a producción, el Cliente podrá terminar la relación en cualquier momento mediante notificación escrita al correo oficial de Kapix con al menos treinta (30) días naturales de anticipación. El servicio se mantendrá activo hasta el final del período mensual ya facturado y no se generarán cargos por los meses posteriores.

No se reembolsarán las mensualidades ya pagadas ni los montos correspondientes a la implementación, capacitación o desarrollos entregados. Para hacer efectiva la terminación, el Cliente deberá encontrarse al día en sus obligaciones económicas.

14.4 Terminación por Kapix

Kapix podrá terminar la relación de forma inmediata y sin responsabilidad en los siguientes casos:

• Mora en el pago superior a treinta (30) días naturales.
• Uso del Sistema en violación de las restricciones de la sección 4.
• Acciones del Cliente que comprometan la seguridad, integridad o reputación del Sistema o de Kapix.
• Situación de fuerza mayor que imposibilite la prestación del servicio por más de sesenta (60) días.

Kapix podrá asimismo terminar la relación sin causa, notificando al Cliente con al menos sesenta (60) días naturales de anticipación y acompañando el proceso de salida conforme a la sección 15.

15. Salida y entrega de la información

15.1 Conservación de comprobantes electrónicos

Las partes reconocen que el Cliente está obligado a conservar sus comprobantes electrónicos y la información fiscal asociada por los plazos que establece la legislación tributaria costarricense.

En consecuencia, y con independencia de la causa de terminación o de la existencia de saldos pendientes de pago, Kapix entregará al Cliente la totalidad de sus comprobantes electrónicos emitidos y recibidos, en los archivos XML originales junto con sus respectivas respuestas de Hacienda y las representaciones gráficas en formato PDF, organizados por período. Esta entrega no podrá ser retenida ni condicionada.

15.2 Proceso de salida

Comunicada la terminación por cualquiera de las partes, se seguirá el siguiente procedimiento:

• Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, Kapix confirmará por escrito la fecha efectiva de desactivación del acceso.
• Antes de la desactivación, Kapix pondrá a disposición del Cliente la exportación de su información, que comprenderá como mínimo: los comprobantes electrónicos conforme a la sección 15.1, los catálogos y datos maestros, los movimientos y saldos contables, y los documentos cargados por el Cliente, en formatos de uso estándar como CSV, XML o PDF según corresponda a cada tipo de información.
• El acceso al Sistema se desactivará en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha efectiva de terminación.
• Kapix conservará la información por sesenta (60) días naturales adicionales a la desactivación, durante los cuales el Cliente podrá solicitar nuevamente la exportación.
• Vencido ese plazo, Kapix notificará por escrito con al menos cinco (5) días de anticipación y procederá a la eliminación permanente de la información, salvo que la ley obligue a conservarla por un plazo mayor.

El acompañamiento técnico para la migración hacia otro sistema, la generación de extracciones en formatos distintos a los indicados o el soporte al proveedor entrante constituyen servicios adicionales sujetos a cotización, y podrán condicionarse a que el Cliente se encuentre al día en sus obligaciones económicas.

16. Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando este sea causado por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo, sin limitarse a: desastres naturales, pandemias declaradas por organismos internacionales, actos de guerra o terrorismo, fallas masivas de la infraestructura de internet o de los proveedores de servicios en la nube utilizados por Kapix, o actos de autoridad gubernamental.

La parte afectada deberá notificar a la otra dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes al evento, describir su impacto y estimar la duración del impedimento. Las obligaciones afectadas quedarán suspendidas durante el período de fuerza mayor. Las obligaciones de pago por servicios efectivamente prestados no se suspenden.

17. Modificaciones a estos términos

Kapix podrá modificar estos Términos y Condiciones. Cada modificación se publicará como una nueva versión numerada en kapix.co.cr/terminos, indicando su fecha de entrada en vigencia.

Las modificaciones que afecten de forma sustancial los derechos u obligaciones del Cliente serán notificadas por escrito a su correo oficial con al menos treinta (30) días naturales de anticipación a su entrada en vigencia. Si el Cliente no está de acuerdo con la nueva versión, podrá terminar la relación conforme a la sección 14.3 antes de que esta entre en vigencia, sin penalidad alguna. El uso continuado del Sistema después de la entrada en vigencia constituye aceptación de la nueva versión.

La versión aceptada por el Cliente al momento de su registro se mantendrá archivada y disponible a su solicitud. Los ajustes de tarifa se rigen por lo dispuesto en la sección 8.6.

Lo anterior aplica únicamente a estos Términos y Condiciones. Las condiciones particulares pactadas en la Orden de Servicio y la Propuesta -precio, alcance, plazos y módulos contratados- solo podrán modificarse mediante acuerdo escrito de ambas partes. Ningún acuerdo verbal modifica dichas condiciones.

18. Resolución de controversias y ley aplicable

18.1 Negociación directa

Las partes procurarán resolver cualquier controversia mediante negociación directa y de buena fe durante un período mínimo de veinte (20) días hábiles contados desde la notificación escrita de la disputa.

18.2 Mediación

Si la negociación directa no resulta en acuerdo, cualquiera de las partes podrá someter la controversia a mediación ante un mediador neutral acordado mutuamente o designado por el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Costa Rica.

18.3 Jurisdicción y ley aplicable

De no resolverse mediante mediación, las partes se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes de la República de Costa Rica, renunciando expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles. Estos términos se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República de Costa Rica.

Para clientes establecidos en jurisdicciones con legislación específica de protección al consumidor o de software, las partes podrán acordar por escrito una jurisdicción alternativa mediante adenda.

19. Disposiciones generales

19.1 Cesión

El Cliente no podrá ceder, transferir ni sublicenciar sus derechos u obligaciones sin el consentimiento previo y escrito de Kapix. Kapix podrá ceder esta relación a una sociedad de su mismo grupo económico, notificando al Cliente con treinta (30) días de anticipación.

19.2 Independencia de las partes

Las partes son contratantes independientes. Nada en este documento crea una relación de sociedad, joint venture, agencia, franquicia, representación comercial ni relación laboral entre ellas.

19.3 Divisibilidad

Si alguna disposición fuera declarada nula o inaplicable por autoridad competente, las demás conservarán plena vigencia y eficacia.

19.4 Notificaciones

Todas las notificaciones formales deberán realizarse por escrito a los correos electrónicos indicados en el formulario de registro y en la sección 1. Las notificaciones por correo electrónico se considerarán recibidas el día hábil siguiente a su envío, salvo constancia de error en la entrega. Las partes deberán comunicar cualquier cambio en sus datos de contacto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

19.5 No renuncia

El hecho de que cualquiera de las partes no ejerza o retrase el ejercicio de un derecho no constituye renuncia a dicho derecho.

19.6 Idioma

Estos términos se redactan en idioma español como versión oficial y vinculante. En caso de traducciones a otros idiomas, la versión en español prevalecerá ante cualquier discrepancia.

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Control de versiones

Versión	Vigente desde	Cambios
1.0	15/09/2026	Versión inicial. Sustituye al Contrato de Servicios Profesionales - Kapix ERP v3.0.