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General

Manual de Usuario ERP Kapix

Módulo: Dashboard (Panel de Control)

1. Descripción General

El Dashboard es la pantalla principal del sistema ERP y proporciona una vista general en tiempo real del estado del negocio.

Este panel es únicamente informativo, lo que significa que no permite realizar modificaciones directas. Su función principal es centralizar información clave para facilitar el monitoreo y la toma de decisiones.

2. Encabezado de Bienvenida

En la parte superior del Dashboard se muestra un mensaje de bienvenida junto con el nombre del usuario activo.

Objetivo:
- Confirmar la sesión activa.
- Brindar una experiencia personalizada dentro del sistema.

3. Indicadores Generales (Resumen Ejecutivo)

El sistema presenta tarjetas con métricas clave que permiten visualizar rápidamente el estado operativo:

- Invoices Awaiting Payment: Cantidad de facturas pendientes de pago.
- Converted Leads: Número de prospectos convertidos en clientes.
- Projects In Progress: Proyectos que se encuentran en ejecución.
- Tasks Not Finished: Tareas que aún no han sido completadas.

Beneficio:
Permite al usuario identificar rápidamente prioridades sin necesidad de navegar a otros módulos.

4. Resumen de Documentos

El Dashboard incluye un resumen del estado de los documentos más importantes del sistema.

Facturas (Invoice Overview):
- Draft (Borrador)
- Not Sent (No enviadas)
- Unpaid (No pagadas)
- Partially Paid (Parcialmente pagadas)
- Overdue (Vencidas)
- Paid (Pagadas)

Cotizaciones (Estimate Overview):
- Draft (Borrador)
- Not Sent (No enviadas)
- Sent (Enviadas)
- Expired (Vencidas)
- Declined (Rechazadas)
- Accepted (Aceptadas)

Propuestas (Proposal Overview):
- Draft (Borrador)
- Sent (Enviadas)
- Open (Abiertas)
- Revised (Revisadas)
- Declined (Rechazadas)
- Accepted (Aceptadas)

5. Tareas y Actividades (Para los planes con el módulo activo)

My To Do Items:
- Tareas pendientes
- Tareas finalizadas recientemente

Panel de Actividad:
- My Tasks
- My Projects
- My Reminders
- Tickets
- Announcements
- Latest Activity

Beneficio:
Permite al usuario mantener control sobre sus actividades diarias y responsabilidades.

6. Calendario

El Dashboard incluye un calendario configurable en vista mensual, semanal o diaria.

En este se pueden visualizar:
- Eventos
- Tareas programadas
- Actividades relevantes

Beneficio:
Ayuda en la planificación y gestión del tiempo.

7. Estadísticas de Proyectos (Para los planes con el módulo activo)

Se muestra un gráfico con el estado general de los proyectos:

- Not Started (No iniciados)
- In Progress (En progreso)
- On Hold (En espera)
- Cancelled (Cancelados)
- Finished (Finalizados)

Beneficio:
Permite evaluar el avance global de los proyectos de la empresa.

8. Registros de Pagos (Payment Records)

Gráfico comparativo que muestra:

- Pagos realizados en la semana actual
- Pagos realizados en la semana anterior

Beneficio:
Facilita el análisis del comportamiento financiero reciente.

9. Contratos por Vencer

Sección informativa que muestra:

- Contratos próximos a vencer en los siguientes 7 días

En caso de no existir registros, el sistema lo indicará.

Beneficio:
Permite anticiparse a renovaciones o gestiones comerciales.

10. Conclusión

El Dashboard funciona como un centro de monitoreo en tiempo real, permitiendo al usuario:

- Identificar pendientes críticos
- Supervisar el estado financiero
- Dar seguimiento a proyectos y tareas
- Tomar decisiones informadas de forma rápida.

Módulo: Configuración Financiera (Finance Setup)

1. Descripción General

El módulo de Configuración Financiera permite definir los parámetros clave que controlan el comportamiento del sistema en procesos de ventas, facturación y gastos.

Desde esta sección se configuran elementos esenciales como:

Impuestos
Monedas
Métodos de pago
Categorías de gastos

Estas configuraciones impactan directamente en la operación diaria y en la correcta gestión financiera del negocio.

2. Acceso al Módulo

Ruta de acceso:

Setup → Finance

Dentro de esta sección se encuentran las siguientes opciones:

Tax Rates (Impuestos)
Currencies (Monedas)
Payment Modes (Métodos de pago)
Expenses Categories (Categorías de gastos)

3. Métodos de Pago (Payment Modes)

Permite definir los métodos de pago que estarán disponibles al momento de emitir facturas.

Ejemplos:

Transferencia bancaria
Efectivo
Tarjeta de crédito
SINPE

Uso dentro del sistema:
Los métodos de pago configurados aquí se podrán seleccionar en la creación de facturas.

Beneficios:

Estandariza la forma en que se registran los pagos
Mejora el control financiero y la trazabilidad
Evita errores manuales al registrar ingresos
Permite adaptar el sistema a la realidad del negocio

4. Impuestos (Tax Rates)

Permite configurar los impuestos aplicables a productos o servicios.

Funciones principales:

Crear diferentes tipos de impuestos
Definir porcentajes
Aplicarlos en facturación y cotizaciones

Uso dentro del sistema:
Los impuestos configurados se seleccionan al agregar productos o servicios en facturas, cotizaciones o propuestas.

Beneficios:

Garantiza cumplimiento fiscal
Automatiza cálculos de impuestos
Reduce errores en facturación
Facilita reportes financieros correctos

5. Monedas (Currencies)

Permite gestionar las monedas disponibles en el sistema.

Funciones principales:

Definir moneda base
Agregar monedas adicionales
Utilizarlas en documentos comerciales

Uso dentro del sistema:
Se selecciona la moneda al crear facturas, cotizaciones o propuestas.

Beneficios:

Permite operar en múltiples mercados
Facilita ventas internacionales
Mejora la presentación profesional de documentos
Evita conversiones manuales

6. Categorías de Gastos (Expenses Categories)

Permite clasificar los gastos de la empresa en diferentes categorías.

Ejemplos:

Transporte
Alimentación
Materiales
Servicios

Uso dentro del sistema:
Se utilizan al registrar gastos para organizar la información.

Beneficios:

Mejora el control y análisis de gastos
Facilita reportes financieros
Permite identificar oportunidades de ahorro
Organiza la información contable

7. Importancia de la Configuración Inicial

Antes de comenzar a utilizar el sistema de manera operativa, se recomienda:

Configurar correctamente impuestos
Definir métodos de pago
Establecer moneda principal
Crear categorías de gastos

Impacto:
Una correcta configuración inicial asegura:

Procesos más rápidos
Menos errores operativos
Información financiera confiable
Mayor eficiencia en la gestión diaria

8. Conclusión

El módulo de configuración financiera es la base sobre la cual funcionan los procesos de ventas y gastos del sistema.

Una adecuada configuración permite:

Automatizar procesos clave
Adaptar el ERP al negocio
Mejorar el control financiero
Garantizar precisión en la información

Módulo: Ventas – Operación Paso a Paso

1. Cómo Crear una Factura

Para crear una factura en el sistema:

Ruta:
Sales → Invoices → Create New Invoice

Paso 1: Seleccionar el Cliente

En el campo Customer, seleccionar el cliente.
Al seleccionarlo, el sistema completa automáticamente:
- Datos de facturación (Bill To)
- Datos de envío (Ship To)

Beneficio:
Evita duplicar información y reduce errores.

Paso 2: Definir Información de la Factura

Completar los siguientes campos:

Invoice Date: Fecha de emisión
Due Date: Fecha límite de pago
Invoice Number: Se genera automáticamente

Opcional:

Activar o desactivar recordatorios de pago

Beneficio:
Permite controlar los tiempos de cobro y mejorar la liquidez.

Paso 3: Configuración Comercial

Completar según necesidad:

Payment Modes: Método de pago permitido
Currency: Moneda
Sale Agent: Responsable de la venta
Tags: Clasificación interna
Recurring Invoice: Si es una factura recurrente
Discount Type: Tipo de descuento
Admin Note: Notas internas

Beneficio:
Permite personalizar la factura según el tipo de negocio.

Paso 4: Agregar Productos o Servicios

En la sección de ítems:

Seleccionar un producto o servicio
Completar:

Descripción
Cantidad (Qty)
Precio (Rate)
Impuesto (Tax)

El sistema calcula automáticamente el total.

Beneficio:
Automatiza cálculos y reduce errores manuales.

Paso 5: Revisar Totales

El sistema calcula automáticamente:

Subtotal
Impuestos
Descuentos
Total final

Beneficio:
Evita errores en cálculos financieros.

Paso 6: Guardar la Factura

Opciones:

Save as Draft: Guardar como borrador
Save: Guardar factura

Luego podrá enviarse al cliente según el flujo del negocio.

2. Cómo Crear una Cotización (Estimate)

Ruta:
Sales → Estimates → Create New Estimate

Proceso

El proceso es exactamente igual al de facturación:

Seleccionar cliente
Definir fechas
Agregar productos/servicios
Aplicar impuestos y descuentos
Guardar

Diferencia clave

No genera un cobro inmediato
Se utiliza como documento previo a la venta

Beneficio:
Permite formalizar propuestas sin afectar ingresos.

3. Cómo Crear una Propuesta (Proposal)

Ruta:
Sales → Proposals → Create Proposal

Proceso

Igual que factura y cotización:

Cliente
Ítems
Precios
Impuestos
Guardado

Diferencia clave

Enfocada en etapa comercial inicial
Puede incluir contexto más estratégico

Beneficio:
Ayuda a cerrar ventas con mayor claridad y estructura.

4. Cómo Crear un Producto o Servicio

Ruta:
Sales → Items → New Item

Paso 1: Información Básica

Description: Nombre del producto o servicio
Long Description: Detalle adicional

Paso 2: Precio

Rate: Precio del producto o servicio

Paso 3: Impuestos

Seleccionar:
- Tax 1
- Tax 2 (opcional)

Paso 4: Configuración Adicional

Unit: Unidad de medida (ej. unidad, hora)
Item Group: Categoría del producto

Paso 5: Guardar

Guardar el ítem para poder utilizarlo en:

Facturas
Cotizaciones
Propuestas

Beneficio

Estandariza productos y servicios
Acelera la facturación
Reduce errores manuales
Mejora la consistencia del negocio

5. Consulta de Pagos (Payments)

Ruta:
Sales → Payments

Funciones disponibles

Visualizar pagos recibidos
Consultar historial
Exportar información

Importante

No es posible crear ni modificar pagos desde esta sección.

Beneficio

Control claro de ingresos
Información centralizada
Facilita análisis financiero

6. Flujo Recomendado de Uso

Para un uso eficiente del sistema:

Crear productos o servicios
Crear propuesta (opcional)
Generar cotización
Convertir a factura
Dar seguimiento al pago

7. Errores Comunes a Evitar

No configurar productos antes de facturar
No revisar fechas de vencimiento
No aplicar impuestos correctamente
Crear facturas sin cliente asignado

8. Conclusión

El módulo de ventas permite ejecutar todo el proceso comercial de forma estructurada, reduciendo errores y mejorando la eficiencia.

Su uso correcto permite:

Aumentar la velocidad de venta
Mejorar el control financiero
Brindar una experiencia más profesional al cliente

Módulo: Gastos (Expenses)

1. Descripción General

El módulo de Gastos (Expenses) permite registrar, organizar y controlar todos los egresos de la empresa.

Este módulo facilita la gestión financiera al centralizar la información de gastos y permitir su análisis en tiempo real.

2. Acceso al Módulo

Ruta:
Menú lateral → Expenses

3. Vista General del Módulo

Al ingresar al módulo, el sistema muestra un resumen con los siguientes indicadores:

Total: Total de gastos registrados
Billable: Gastos que pueden ser facturados a un cliente
Non Billable: Gastos no facturables
Not Invoiced: Gastos que aún no han sido incluidos en una factura
Billed: Gastos ya facturados

Beneficio

Permite tener una visión inmediata del impacto de los gastos en el negocio y su relación con ingresos.

4. Registro de un Nuevo Gasto

Para registrar un gasto:

Expenses → Record Expense

4.1 Adjuntar Comprobante

Attach Receipt: Permite subir un archivo (factura, recibo o comprobante)

Beneficio:

Mantiene respaldo documental
Facilita auditorías y control interno

4.2 Información General

Campos disponibles:

Expense Category: Categoría del gasto (configurada previamente)
Expense Date: Fecha del gasto
Amount: Monto total

4.3 Opciones Adicionales

Se pueden completar campos adicionales según necesidad:

Recurring: Definir si el gasto es recurrente
Name: Nombre o título del gasto
Reference #: Número de referencia
Note: Observaciones internas

4.4 Configuración Financiera

Tax: Impuesto aplicado al gasto
Payment Mode: Método de pago utilizado

4.5 Relación con Clientes

Customer: Permite asociar el gasto a un cliente específico

Beneficio

Esto permite:

Controlar gastos por cliente
Identificar costos asociados a proyectos
Facilitar la facturación posterior

4.6 Guardado

Presionar Save para registrar el gasto

5. Gestión de Gastos

En la vista principal se pueden:

Visualizar todos los gastos registrados
Buscar información
Aplicar filtros
Exportar datos
Realizar acciones masivas

Información mostrada

Categoría
Monto
Nombre
Comprobante
Fecha
Proyecto
Cliente
Factura asociada
Método de pago

6. Tipos de Gastos

6.1 Gastos Facturables (Billable)

Son gastos que pueden ser trasladados al cliente.

Ejemplo:

Compra de materiales para un cliente
Servicios externos asociados a un proyecto

Beneficio:

Permite recuperar costos
Mejora la rentabilidad

6.2 Gastos No Facturables (Non Billable)

Son gastos internos de la empresa.

Ejemplo:

Transporte interno
Alimentación
Servicios administrativos

Beneficio:

Permite analizar costos operativos reales

7. Flujo Recomendado de Uso

Configurar categorías de gastos
Registrar gastos con su comprobante
Clasificar como facturable o no
Asociar a cliente (si aplica)
Incluir en facturación si corresponde

8. Buenas Prácticas

Registrar los gastos en tiempo real
Adjuntar siempre comprobantes
Clasificar correctamente las categorías
Asociar gastos a clientes cuando sea posible
Revisar periódicamente los gastos no facturados

9. Conclusión

El módulo de gastos permite tener control total sobre los egresos del negocio, mejorando la visibilidad financiera y facilitando la toma de decisiones.

Su uso adecuado permite:

Reducir fugas de dinero
Mejorar la rentabilidad
Tener información financiera clara y ordenada

Módulo: Clientes (Customers)

1. Descripción General

El módulo de Clientes (Customers) permite gestionar toda la información relacionada con los clientes de la empresa.

Desde esta sección se pueden:

Registrar nuevos clientes
Almacenar información de contacto
Gestionar direcciones de facturación y envío
Centralizar datos para ventas, proyectos y facturación

2. Acceso al Módulo

Ruta:
Menú lateral → Customers

3. Vista General del Módulo

En la pantalla principal se muestra:

Listado de clientes
Buscador y filtros
Opciones de exportación
Acciones masivas

Indicadores disponibles:

Total Customers
Active Customers
Inactive Customers
Active Contacts
Inactive Contacts
Contacts Logged Today

Beneficio

Permite tener control total sobre la base de clientes y su estado dentro del sistema.

4. Crear un Nuevo Cliente

Para registrar un cliente:

Customers → New Customer

5. Información del Cliente (Customer Details)

5.1 Datos Generales

Company: Nombre de la empresa o cliente
VAT Number: Identificación fiscal
Phone: Teléfono
Email de facturación
Website

5.2 Clasificación

Groups: Permite agrupar clientes (ej. VIP, recurrentes, etc.)

5.3 Configuración Comercial

Currency: Moneda asignada al cliente
Default Language: Idioma por defecto

5.4 Ubicación

Country / State
Cantón / Distrito / Barrio
Señas adicionales

Beneficio

Centraliza toda la información del cliente en un solo lugar
Permite personalizar la relación comercial
Facilita procesos de facturación y ventas

6. Dirección de Facturación y Envío (Billing & Shipping)

Esta sección permite definir direcciones físicas del cliente.

6.1 Dirección de Facturación (Billing Address)

Se utiliza para:

Facturación
Documentos legales
Registros administrativos

Campos:

Dirección (Street)
Ciudad
Estado
Código postal
País

6.2 Dirección de Envío (Shipping Address)

Se utiliza para:

Entrega de productos físicos
Logística

Puede:

Ser igual a la dirección de facturación
O configurarse de forma independiente

Beneficio

Permite gestionar negocios con productos físicos
Mejora la logística y entrega
Evita errores en envíos
Profesionaliza la operación

7. Guardado del Cliente

Opciones:

Save: Guarda el cliente
Save and create contact: Permite agregar un contacto adicional

8. Uso del Cliente en el Sistema

Una vez creado, el cliente puede ser utilizado en:

Facturas
Cotizaciones
Propuestas
Proyectos
Gastos

Beneficio

Evita duplicación de información
Mejora la trazabilidad
Permite tener historial completo del cliente

9. Buenas Prácticas

Registrar clientes completos desde el inicio
Mantener actualizada la información
Usar grupos para segmentación
Definir correctamente moneda e idioma
Completar direcciones si se manejan productos físicos

10. Conclusión

El módulo de clientes es la base del sistema, ya que conecta todas las operaciones comerciales y operativas.

Su uso adecuado permite:

Mejorar la organización
Optimizar procesos de venta
Tener control total sobre la relación con clientes
Facilitar la toma de decisiones

Módulo: Contratos (Contracts)

1. Descripción General

El módulo de Contratos (Contracts) permite gestionar los acuerdos comerciales establecidos con los clientes, centralizando información clave como:

Fechas de inicio y vencimiento
Valor del contrato
Tipo de contrato
Relación con clientes y proyectos

Este módulo es fundamental para el seguimiento de compromisos comerciales y la gestión de renovaciones.

2. Acceso al Módulo

Ruta:
Menú lateral → Contracts

3. Vista General del Módulo

Al ingresar, el sistema muestra:

Indicadores principales:

Active: Contratos activos
Expired: Contratos vencidos
About to Expire: Próximos a vencer
Recently Added: Contratos recientes
Trash: Contratos eliminados

Visualizaciones adicionales:

Contratos por tipo
Valor de contratos por tipo

Beneficio

Permite tener control total del estado de los contratos
Facilita la planificación de renovaciones
Mejora la visibilidad del ingreso proyectado

4. Crear un Nuevo Contrato

Para registrar un contrato:

Contracts → New Contract

5. Información del Contrato

5.1 Datos Principales

Customer: Cliente asociado al contrato
Subject: Nombre o título del contrato
Contract Value: Valor económico del contrato
Contract Type: Tipo de contrato (ej. servicio, mantenimiento, suscripción)

5.2 Fechas

Start Date: Fecha de inicio
End Date: Fecha de finalización

5.3 Descripción

Description: Detalle del contrato

5.4 Opciones Adicionales

Hide from customer: Oculta el contrato del portal del cliente
Trash: Permite eliminar el contrato

Guardado

Presionar Save para registrar el contrato

6. Gestión de Contratos

Desde la vista principal se puede:

Visualizar todos los contratos
Filtrar por estado
Buscar contratos
Exportar información

Información mostrada

Nombre del contrato
Cliente
Tipo
Valor
Fecha de inicio
Fecha de finalización
Proyecto asociado
Firma (si aplica)

7. Uso Estratégico del Módulo

El módulo de contratos permite:

Dar seguimiento a acuerdos comerciales
Identificar contratos próximos a vencer
Preparar renovaciones con anticipación
Mantener control sobre ingresos recurrentes

Beneficio

Evita pérdida de clientes por falta de seguimiento
Mejora la retención de clientes
Permite planificación financiera más precisa
Profesionaliza la gestión comercial

8. Flujo Recomendado de Uso

Crear cliente
Registrar contrato
Definir fechas de inicio y vencimiento
Monitorear contratos próximos a vencer
Gestionar renovación antes del vencimiento

9. Buenas Prácticas

Registrar todos los contratos activos
Definir correctamente fechas de vencimiento
Revisar periódicamente contratos por vencer
Clasificar contratos por tipo
Utilizar descripciones claras

10. Conclusión

El módulo de contratos permite gestionar de forma organizada los acuerdos comerciales con clientes, asegurando control sobre fechas clave y valores asociados.

Su uso adecuado permite:

Reducir pérdida de ingresos
Mejorar la relación con clientes
Anticipar renovaciones
Tener control financiero proyectado

Módulo: Leads (Gestión de Prospectos)

1. Descripción General

El módulo de Leads permite gestionar clientes potenciales (prospectos) desde el primer contacto hasta su conversión en cliente.

Este módulo está diseñado para dar seguimiento organizado al proceso comercial, evitando la pérdida de oportunidades de venta.

2. Acceso al Módulo

Ruta:
Menú lateral → Leads

3. Vista General del Módulo

En la vista principal se muestra:

Listado de leads
Buscador y filtros
Opciones de exportación
Acciones masivas

Indicadores principales:

Customer: Leads convertidos en clientes
Lost Leads: Leads perdidos

Beneficio

Permite medir el rendimiento comercial y la efectividad del proceso de ventas.

4. Crear un Nuevo Lead

Para registrar un prospecto:

Leads → New Lead

5. Información del Lead

5.1 Datos Comerciales

Status: Estado del lead (etapa del proceso)
Source: Fuente del lead (ej. Facebook, referencia, llamada)
Assigned: Usuario responsable

5.2 Información del Contacto

Name: Nombre del prospecto
Company: Empresa
Position: Cargo
Email Address
Phone
Website

5.3 Ubicación

Dirección
Ciudad
Estado
País
Código postal

5.4 Información Comercial

Lead Value: Valor estimado del negocio
Default Language: Idioma del cliente
Tags: Clasificación interna

5.5 Descripción

Detalles adicionales del lead

5.6 Opciones Adicionales

Public: Visibilidad del lead
Contacted Today: Indica si ya hubo contacto

Guardado

Presionar Save para registrar el lead

6. Vista Kanban (Gestión Visual del Proceso de Ventas)

El sistema incluye una vista tipo Kanban, donde los leads se organizan por etapas.

Ejemplo de etapas:

No se ha contactado
Envío de información
Agenda de reunión
En uso de demo
Propuesta o cotización

Funciones principales:

Mover leads entre etapas (drag & drop)
Visualizar el estado de cada oportunidad
Priorizar seguimientos

Beneficio

Facilita la gestión del proceso comercial
Permite visualizar oportunidades en tiempo real
Mejora la organización del equipo de ventas
Reduce la pérdida de leads

7. Flujo Recomendado de Uso

Registrar nuevo lead
Asignar responsable
Definir estado inicial
Dar seguimiento continuo
Mover el lead entre etapas
Convertir en cliente

8. Conversión de Lead a Cliente

Una vez que el prospecto está listo:

Se convierte en Customer
Pasa a ser parte del flujo de ventas (facturación, contratos, etc.)

Beneficio

Evita duplicar información
Mantiene historial del cliente
Conecta CRM con ERP

9. Buenas Prácticas

Registrar todos los leads desde el primer contacto
Actualizar el estado constantemente
Asignar responsables claros
Definir fuentes de leads correctamente
Usar la vista Kanban diariamente

10. Uso Estratégico del Módulo

Este módulo permite:

Medir el embudo de ventas
Identificar en qué etapa se pierden oportunidades
Mejorar la conversión
Organizar el proceso comercial

Beneficio

Aumenta las probabilidades de cierre
Mejora el seguimiento comercial
Permite tomar decisiones basadas en datos
Convierte el proceso de ventas en algo estructurado

11. Conclusión

El módulo de leads permite gestionar de manera eficiente las oportunidades de negocio desde el primer contacto hasta su cierre.

Su uso adecuado permite:

Incrementar ventas
Reducir pérdida de oportunidades
Tener control total del proceso comercial
Profesionalizar la gestión de clientes potenciales

Módulo: Soporte (Support / Tickets)

1. Descripción General

El módulo de Soporte (Support) permite gestionar incidencias, consultas y solicitudes de los clientes mediante un sistema de tickets.

Este módulo facilita el seguimiento organizado de cada caso, asegurando que todas las solicitudes sean atendidas y documentadas correctamente.

2. Acceso al Módulo

Ruta:
Menú lateral → Support

3. Vista General del Módulo

En la pantalla principal se muestra:

Listado de tickets
Buscador y filtros
Opciones de exportación
Acciones masivas

Estados de los tickets:

Open: Abiertos
In Progress: En proceso
Answered: Respondidos
On Hold: En espera
Closed: Cerrados

Beneficio

Permite tener control total sobre las solicitudes de los clientes y el estado de cada incidencia.

4. Crear un Ticket de Soporte

Para registrar una solicitud:

Support → New Ticket

5. Información del Ticket

5.1 Datos Generales

Subject: Título del ticket
Tags: Clasificación interna
Assigned: Usuario responsable del caso

5.2 Información del Cliente

Contact: Cliente o contacto asociado
Name: Nombre (si no se selecciona contacto)
Email Address
CC: Correos adicionales

5.3 Clasificación del Ticket

Department: Área responsable (ej. soporte, ventas, técnico)
Service: Tipo de servicio relacionado
Priority: Nivel de prioridad (baja, media, alta)

5.4 Detalle del Ticket

Ticket Body: Descripción completa del problema o solicitud

Incluye opciones para:

Respuestas predefinidas
Enlaces a base de conocimiento

5.5 Adjuntos

Permite subir archivos relacionados al ticket

5.6 Creación

Presionar Open Ticket para registrar la solicitud

6. Gestión de Tickets

Desde la vista principal se puede:

Visualizar todos los tickets
Filtrar por estado
Buscar tickets específicos
Exportar información
Dar seguimiento a cada caso

Información mostrada

Número de ticket
Asunto
Departamento
Servicio
Contacto
Estado
Prioridad
Última respuesta
Fecha de creación

7. Seguimiento de Incidencias

Cada ticket permite:

Registrar el historial de comunicación
Dar seguimiento al problema
Documentar soluciones

Beneficio

Evita pérdida de información
Centraliza la comunicación con el cliente
Permite continuidad en la atención

8. Uso Estratégico del Módulo

Este módulo permite:

Gestionar soporte postventa
Mejorar la experiencia del cliente
Documentar incidencias recurrentes
Crear historial de atención

Beneficio

Mejora la satisfacción del cliente
Reduce tiempos de respuesta
Permite medir desempeño del soporte
Profesionaliza el servicio

9. Flujo Recomendado de Uso

Crear ticket al recibir una solicitud
Asignar responsable
Clasificar prioridad
Dar seguimiento hasta resolución
Cerrar el ticket

10. Buenas Prácticas

Registrar todos los casos como tickets
Clasificar correctamente prioridad y servicio
Documentar siempre la solución
Mantener comunicación clara con el cliente
Cerrar tickets una vez resueltos

11. Conclusión

El módulo de soporte permite gestionar de forma organizada todas las incidencias y consultas de los clientes, asegurando un seguimiento adecuado y una atención profesional.

Su uso correcto permite:

Mejorar la atención al cliente
Tener control total de incidencias
Documentar soluciones
Fortalecer la relación con los clientes

Módulo: Utilidades (Utilities)

1. Descripción General

El módulo de Utilidades (Utilities) reúne herramientas complementarias que apoyan la gestión diaria del sistema, facilitando el manejo de archivos, exportación de información, comunicación interna y control de actividad.

Este módulo permite mejorar la organización, eficiencia y trazabilidad dentro del ERP.

2. Acceso al Módulo

Ruta:
Menú lateral → Utilities

3. Herramientas Disponibles

El módulo incluye las siguientes funcionalidades:

Media
Bulk PDF Export
Calendar
Announcements
Activity Log

4. Media (Gestión de Archivos)

Permite almacenar y gestionar archivos dentro del sistema.

Funciones:

Subir archivos
Crear carpetas
Organizar documentos
Acceder a archivos desde el sistema

Uso dentro del sistema:

Adjuntar documentos a tickets
Guardar archivos importantes del negocio
Centralizar información

Beneficios:

Evita el uso de herramientas externas
Centraliza documentos en un solo lugar
Facilita el acceso a información
Mejora la organización interna

5. Bulk PDF Export (Exportación Masiva)

Permite exportar documentos en formato PDF de manera masiva.

Funciones:

Seleccionar tipo de documento (facturas, cotizaciones, etc.)
Filtrar por rango de fechas
Filtrar por etiquetas

Uso dentro del sistema:

Exportar múltiples facturas
Generar reportes para clientes
Consolidar información financiera

Beneficios:

Ahorra tiempo en procesos administrativos
Facilita la generación de reportes
Mejora la gestión documental
Permite entregar información de forma profesional

6. Calendar (Calendario)

Permite visualizar eventos, tareas y actividades dentro del sistema.

Funciones:

Vista diaria, semanal o mensual
Seguimiento de actividades
Organización del tiempo

Uso dentro del sistema:

Planificación de tareas
Gestión de reuniones
Control de fechas importantes

Beneficios:

Mejora la organización del equipo
Permite planificación eficiente
Reduce olvidos y atrasos

7. Announcements (Anuncios)

Permite crear comunicaciones internas dentro del sistema.

Funciones:

Crear anuncios
Definir visibilidad:
- Para el equipo
- Para clientes
Publicar mensajes informativos

Uso dentro del sistema:

Informar cambios
Comunicar actualizaciones
Compartir información relevante

Beneficios:

Mejora la comunicación interna
Mantiene informados a usuarios y clientes
Reduce la dependencia de canales externos

8. Activity Log (Registro de Actividad)

Permite visualizar todas las acciones realizadas dentro del sistema.

Funciones:

Registro de eventos
Seguimiento de usuarios
Historial de acciones

Ejemplos:

Inicio de sesión
Creación de facturas
Modificaciones en el sistema

Beneficios:

Aumenta la seguridad
Permite auditoría del sistema
Facilita la detección de errores
Mejora el control interno

9. Importancia del Módulo de Utilidades

Este módulo complementa la operación del sistema al proporcionar herramientas clave para:

Organización
Control
Comunicación
Análisis

10. Conclusión

El módulo de utilidades permite optimizar la gestión interna del sistema, brindando herramientas que mejoran la eficiencia operativa y el control de la información.

Su uso adecuado permite:

Ahorrar tiempo en tareas administrativas
Mejorar la comunicación interna
Tener control total de la actividad del sistema
Centralizar información clave

Módulo: Reportes (Reports)

1. Descripción General

El módulo de Reportes (Reports) permite analizar la información generada en el sistema para tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.

A través de este módulo, el usuario puede visualizar, filtrar y exportar información clave relacionada con:

Ventas
Gastos
Clientes
Leads
Tiempos de trabajo

2. Acceso al Módulo

Ruta:
Menú lateral → Reports

3. Tipos de Reportes Disponibles

El sistema incluye los siguientes reportes:

Sales (Ventas)
Expenses (Gastos)
Expenses vs Income (Gastos vs Ingresos)
Leads
Timesheets
KB Articles

4. Reporte de Ventas (Sales Report)

Permite analizar toda la información relacionada con ingresos.

Incluye:

Facturas (Invoices Report)
Productos o servicios vendidos (Items Report)
Pagos recibidos (Payments Received)
Notas de crédito (Credit Notes Report)
Propuestas (Proposals Report)
Cotizaciones (Estimates Report)
Clientes (Customers Report)

Funcionalidades:

Filtrar por periodo (mes, año, rango de fechas)
Filtrar por estado
Exportar información
Visualización en tablas y gráficos

Beneficios:

Permite conocer ingresos reales
Identifica productos o servicios más vendidos
Analiza comportamiento de clientes
Mejora la toma de decisiones comerciales

5. Reporte de Gastos (Expenses Report)

Permite analizar los gastos registrados en el sistema.

Incluye:

Gastos por categoría
Impuestos asociados
Totales por periodo

Funcionalidades:

Vista mensual
Comparación por categorías
Exportación de datos
Gráficos de distribución

Beneficios:

Control total de egresos
Identificación de gastos innecesarios
Mejora la planificación financiera

6. Reporte de Gastos vs Ingresos (Expenses vs Income)

Permite visualizar la relación entre ingresos y gastos.

Incluye:

Comparación mensual
Gráficos de ingresos vs egresos
Balance general

Funcionalidades:

Visualización gráfica
Análisis por periodos
Identificación de rentabilidad

Beneficios:

Permite medir la rentabilidad del negocio
Identifica meses con pérdidas o ganancias
Facilita la toma de decisiones financieras

7. Reporte de Leads

Permite analizar el rendimiento del proceso comercial.

Incluye:

Conversión de leads
Fuentes de adquisición (Facebook, Google, etc.)
Seguimiento por fases

Funcionalidades:

Visualización de conversiones
Análisis por origen
Seguimiento semanal y mensual

Beneficios:

Identifica qué canales generan más clientes
Mejora estrategias de marketing
Optimiza el proceso de ventas

8. Reporte de Timesheets

Permite analizar el tiempo registrado por el equipo.

Incluye:

Horas trabajadas
Tareas realizadas
Proyectos asociados
Clientes relacionados

Funcionalidades:

Filtrar por usuario
Filtrar por proyecto o cliente
Exportar información

Beneficios:

Control de productividad
Medición del tiempo invertido
Mejora en la gestión de proyectos

9. Reporte de KB Articles

Permite analizar el uso de la base de conocimiento.

Incluye:

Artículos creados
Uso de documentación
Información compartida

Beneficios:

Mejora la gestión del conocimiento
Reduce consultas repetitivas
Optimiza el soporte al cliente

10. Importancia del Módulo de Reportes

Este módulo es clave para transformar datos en decisiones.

Permite:

Analizar el rendimiento del negocio
Detectar oportunidades de mejora
Optimizar procesos internos
Tomar decisiones basadas en información real

11. Conclusión

El módulo de reportes convierte la operación diaria en información estratégica, permitiendo una visión clara del estado del negocio.

Su uso permite:

Mayor control financiero
Mejor toma de decisiones
Optimización de recursos
Crecimiento sostenible